- Nhóm này thực hiện một số hoặc tất cả các nhiệm vụ sau:
- Giám sát và phối hợp các quy trình hành chính văn phòng; xem xét, đánh giá và triển khai các quy trình mới
- Thiết lập thứ tự ưu tiên công việc, phân công nhiệm vụ cho nhân viên hỗ trợ văn phòng, đồng thời bảo đảm đáp ứng thời hạn và tuân thủ quy trình
- Thực hiện các hoạt động hành chính liên quan đến việc tuyển sinh vào các cơ sở giáo dục sau trung học
- Quản lý các chính sách và quy trình liên quan đến việc cung cấp hồ sơ khi xử lý yêu cầu theo luật tiếp cận thông tin và bảo vệ quyền riêng tư của chính phủ
- Phối hợp và lập kế hoạch cho các dịch vụ văn phòng như bố trí chỗ làm việc, chuyển địa điểm, thiết bị, vật tư, biểu mẫu, thanh lý tài sản, bãi đỗ xe, bảo trì và an ninh
- Phân tích và giám sát các hoạt động hành chính liên quan đến ngân sách, hợp đồng, lập kế hoạch dự án và quy trình quản lý dự án
- Hỗ trợ chuẩn bị ngân sách hoạt động, đồng thời quản lý hàng tồn kho và kiểm soát ngân sách
- Tổng hợp dữ liệu và chuẩn bị các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, sổ tay và thư từ
- Có thể giám sát kỹ thuật viên quản lý hồ sơ và nhân viên liên quan.
Yêu cầu việc làm
- Bắt buộc hoàn thành bậc trung học phổ thông.
- Có thể yêu cầu bằng đại học hoặc bằng cao đẳng về kinh doanh hoặc hành chính công.
- Thông thường cần có kinh nghiệm ở vị trí thư ký cấp cao hoặc thư ký điều hành liên quan đến quản lý văn phòng.
- Một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu chứng chỉ quản lý dự án.