- Este grupo realiza algumas ou todas as seguintes funções:
- Reunir-se com associações comerciais e profissionais e outros grupos para promover e discutir serviços de conferências, convenções e feiras comerciais
- Reunir-se com patrocinadores e comitês organizadores para planejar o escopo e o formato dos eventos, estabelecer e monitorar orçamentos e analisar procedimentos administrativos e o andamento dos eventos
- Coordenar serviços para eventos, como hospedagem e transporte dos participantes, instalações para conferências e outros eventos, serviços de alimentação, sinalização, exposições, tradução, requisitos de acessibilidade e outras necessidades especiais, equipamentos audiovisuais, impressão e segurança
- Organizar as inscrições dos participantes, preparar programas e materiais promocionais e divulgar os eventos
- Planejar entretenimento e encontros sociais para os participantes
- Contratar, treinar e supervisionar a equipe de apoio necessária para os eventos
- Garantir o cumprimento dos regulamentos municipais aplicáveis
- Negociar contratos de serviços, aprovar faturas de fornecedores, manter registros financeiros, analisar a fatura final enviada aos clientes pelos eventos e preparar relatórios.
Requisitos de emprego
- Geralmente, exige-se diploma universitário ou diploma de nível superior em administração de empresas, turismo ou hotelaria.
- Geralmente, exige-se vários anos de experiência em administração de hotelaria ou turismo, ou em relações públicas; essa experiência pode substituir os requisitos de educação formal.
- Pode ser exigida certificação relacionada à gestão de eventos especiais, reuniões ou conferências.